Cách lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật chi tiết tạo BẤT NGỜ, ý nghĩa

Tổ chức một bữa tiệc sinh nhật không hề đơn giản nếu như bạn không lên kế hoạch cụ thể, tính toán chi tiết ngân sách và phân bổ thời gian hợp lý. Sau đây là cách lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật chi tiết từng bước dành cho mọi đối tượng mà bạn nên tham khảo để tổ chức được một buổi tiệc tươm tất, đủ đầy nhé!

Trong bài viết này, PasGo Team sẽ giới thiệu đến cách lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật chi tiết 9 bước dành cho mọi đối tượng. Thông qua những kinh nghiệm tổ chức sinh nhật này, hy vọng bạn có thể bắt tay thực hiện một cách thuận lợi để bữa tiệc được diễn ra suôn sẻ nhất!

1. Cách lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật: Bước 1

Chọn thời gian tổ chức, nơi tổ chức & dự kiến chi phí

Bước đầu tiên và quan trọng nhất trong kế hoạch tổ chức sinh nhật chính là xác định thời gian, địa điểm và dự kiến ngân sách tổ chức. Cần phải chọn thời điểm phù hợp trong ngày để cả chủ nhân bữa tiệc và các khách mời cảm thấy thoải mái, thực sự không vướng bận chuyện gì thì mới có thể hòa chung niềm vui với bữa tiệc được.

Các bước chuẩn bị sinh nhật ngoài nhà hàng sẽ thuận tiện hơn rất nhiều

Địa điểm tổ chức cũng phải phù hợp. Cần phải dễ tìm, thuận tiện cho việc di chuyển đi lại để tất cả mọi người đều có mặt đúng giờ. Không gian rộng rãi, thoáng đãng mà không kém phần ấm cúng để mọi người có thể chia sẻ khoảnh khắc đặc biệt cùng nhau. Và quan trọng là không gian đủ thuận tiện để mọi thao tác diễn ra dễ dàng, từ đi lại tiếp khách, phục vụ các món ăn, đảm bảo khoảng cách an toàn và lịch sự.

Đối với người lớn thì có thể tùy chọn không gian tổ chức tiệc theo sở thích. Có thể tổ chức tại nhà nếu có thời gian cho phép để chuẩn bị sinh nhật. Có thể tổ chức ngoài nhà hàng để đảm bảo không gian rộng rãi, đồ ăn phục vụ tận nơi một cách thuận tiện. Có thể tổ chức ngoài các quán cafe nếu cả chủ nhân bữa tiệc và các khách mời đều bận rộn, chỉ có thể ghé qua nói dăm ba câu chuyện rồi về.

Một trong những địa điểm lý tưởng để tổ chức tiệc sinh nhật tại Hà Nội là Chuỗi nhà hàng Thế Giới Hải Sản. Nổi tiếng với các món hải sản hấp dẫn, nhà hàng cung cấp phòng riêng cùng dịch vụ tổ chức tiệc chuyên nghiệp, rất phù hợp cho các buổi tiệc sinh nhật.

Phòng riêng đa dạng, từ sang trọng đến trẻ trung thoải mái rất phù hợp tổ chức sinh nhật 

Còn nơi tổ chức sinh nhật cho bé thì có thể linh hoạt tại nhà, nhà hàng, tại lớp, khu vui chơi, quán cafe, quán ăn nhanh,... tùy thuộc vào độ tuổi và sở thích của con. Và quan trọng nhất là luôn đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm cho bé. Địa điểm tổ chức sinh nhật cho bé cũng phải đảm bảo an toàn cho bé vui chơi, nô đùa, chạy nhảy.

2. Lên danh sách khách mời, chọn mua thiệp & viết gửi thiệp mời

Bước thứ 2 trong cách lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật là lên danh sách khách mời và gửi thiệp mời. Cần xác định được số lượng khách mời, đối tượng khách mời để lựa chọn được không gian tổ chức tiệc phù hợp nhất.

Chọn địa điểm tổ chức sinh nhật phù hợp cho khách mời nhiều người lớn

Trong trường hợp tổ chức sinh nhật cho người lớn thì chỉ cần xem xét số lượng khách mời có đông không. Nếu đông thì ở nhà, công ty, trường học sẵn có có thể đáp ứng được không? Hay sẽ cần đặt tiệc trước ngoài nhà hàng mới có đủ chỗ cho mọi người? Nếu đặt tiệc tại nhà hàng thì cần chọn nhà hàng nào gần nhất để có thể tìm đến dễ dàng nhất? Nhà hàng đó có đủ chỗ chứa cho toàn bộ khách mời của bạn không? Liệu nhà hàng có phòng riêng tư để các bạn được tự do thoải mái trong không gian riêng không.

Nếu các khách mời nhiều bạn nhỏ thì nên tìm đến địa điểm nào an toàn, phục vụ đồ ăn phù hợp

Còn nếu đặt tiệc sinh nhật cho bé thì cần tìm đến địa điểm nào khi khách mời toàn là người lớn? Có thể ra ngoài nhà hàng lẩu nướng, buffet hoặc các món ăn tùy theo sở thích. Còn nếu khách mời rất đông trẻ em, thì cần tìm đến nhà hàng nào phục vụ những món ăn gần gũi, dễ ăn cho trẻ em? Từ việc chọn lựa địa điểm này, bạn cũng có thể ước chừng được chi phí tổ chức sinh nhật cho bé một cách an toàn hơn. 

Thông qua danh sách khách mời đó, bạn có thể lựa chọn được địa điểm tổ chức sinh nhật phù hợp nhất. Hãy truy cập vào website PasGo, ứng dụng PasGo hoặc gọi về tổng đài của chúng mình để được tư vấn những địa chỉ nhà hàng ngon với chi phí hợp lý với nhu cầu nhé!

3. Lựa chọn loại hình tiệc

Bước thứ 3 trong số cách lên kế hoặc tổ chức tiệc sinh nhật là lựa chọn loại hình tiệc. Nên lựa chọn tiệc ngọt hay tiệc mặn? Trong thực đơn nên có những món gì? Nên tự mua đồ về nấu, thuê dịch vụ nấu tiệc bên ngoài hay ra thẳng nhà hàng chọn món? Chi phí cho loại hình tiệc đó là bao nhiêu, có nằm trong khoảng ngân sách dự kiến hay không? Và quan trọng nhất là loại hình tiệc này có làm hài lòng chủ nhân bữa tiệc và các khách mời hay không.

Các món lẩu, nướng, buffet được nhiều người lựa chọn để ăn trong ngày sinh nhật

Nếu có nhiều thời gian quây quần bên nhau, bạn có thể chọn các loại hình như lẩu, nướng, buffet để mọi người có thể lai rai trò chuyện vui vẻ. Những món ăn đó cũng rất dễ làm nếu muốn tổ chức tại nhà. Còn nếu ra ngoài hàng thì phục vụ cũng rất đơn giản vì ai thích gì thì chọn món đấy.

Cầu kỳ hơn và nhã nhặn hơn thì tìm đến những món ăn thuần Việt, được chế biến cầu kỳ và đậm đà thơm ngon. Những món này thì cả người lớn và trẻ em đều ăn được, những người cao tuổi cũng dễ dàng thưởng thức.

Nếu không thích món Việt thì chọn đồ Âu, đồ Hàn, đồ Trung, đồ Nhật, nếu khách mời dự tiệc sinh nhật là những người sành ăn và biết ăn đồ ngoại. Đương nhiên chi phí cũng sẽ cao hơn các món ăn Việt nhưng nếu đã là đãi khách quan trọng thì chỉ cần nằm trong ngân sách dự kiến của bạn là được.

Tiệc ngọt là loại hình tiệc được các trẻ em ưa thích

Đối với trẻ em thì có thể tự tay chuẩn bị sinh nhật, hoặc thuê các dịch vụ tổ chức sinh nhật cho bé bao gồm sẵn thực đơn và loại hình tiệc. Đặc biệt là tiệc ngọt thì cần chọn lựa các loại bánh trái gì, nguồn gốc xuất xứ ở đâu, hương vị thế nào, có hợp khẩu vị các bé không? Các loại bánh kẹo tổ chức sinh nhật, trái cây có dễ ăn không, có bị dai, cứng quá hay vị có đặc trưng quá hay không?

Và quan trọng hơn là dù chọn loại hình tiệc nào thì cũng cần xem xét khả năng bạn có thể tự tay chuẩn bị hết hay không, hay sẽ cần sự trợ giúp của nhiều người. Nếu thuê dịch vụ bên ngoài hoặc đi ăn ngoài nhà hàng thì chi phí có là trở ngại hay không, hay sẽ thuận tiện hơn nhiều và tiết kiệm hơn nhiều? 

4. Chọn chủ đề trang trí cho sinh nhật

Lựa chọn chủ đề trang trí tiệc sinh nhật phù hợp

Tiếp theo trong cách lên kế hoặc tổ chức tiệc sinh nhật là lựa chọn chủ đề trang trí. Có thể nhiều người không quá chú trọng vào bước này, đặc biệt là tầm tuổi trung niên và cao tuổi vì họ cho rằng là rườm rà, cầu kỳ, tốn kém không cần thiết. Tuy nhiên, nếu là người tổ chức sinh nhật cho người khác thì chẳng ai bỏ qua bước này cả. Lựa chọn chủ đề trang trí sinh nhật sẽ giúp khách mời đều nhận ra ai là chủ nhân bữa tiệc. Đặc biệt là khi mời đông khách thì việc trang trí sinh nhật với chủ đề rõ ràng sẽ đảm bảo bữa tiệc diễn ra trọn vẹn, tươm tất hơn.

Nhất là với các công ty kỷ niệm ngày thành lập, hoặc tổ chức sinh nhật cho sếp, tổ chức sinh nhật cho nhân viên, phòng ban, cho các thành viên trong tập thể,... thì không thể thiếu được các loại phông nền, bàn trang trí, bóng bay, nến,...

Chủ đề tiệc sinh nhật có thể lựa chọn theo giới tính, độ tuổi và sở thích của chủ nhân bữa tiệc. Có thể chọn phong cách nhí nhảnh, đáng yêu, tinh nghịch nếu tổ chức sinh nhật cho bé. Có thể chọn phong cách nhã nhặn, sang trọng nếu tổ chức sinh nhật cho công ty. Hoặc bạn có thể chọn các phong cách đơn giản, tối giản nhưng có các điểm nhấn để thể hiện sự tinh tế của bữa tiệc,...

Xem ngay bài viết sau để có kinh nghiệm trang trí sinh nhật chuẩn chỉnh nhé!

5. Tự trang trí hay thuê dịch vụ tổ chức sinh nhật và ước chừng chi phí

Với những bữa tiệc đông người, nên thuê dịch vụ trang trí tiệc sinh nhật bên ngoài để tiết kiệm thời gian

Tiếp đến, bạn cần tính toán xem có thể tự tay trang trí cho toàn bộ bữa tiệc trong khoảng thời gian cho phép hay không. Tự tìm mua các phụ kiện trang trí sinh nhật có tốn kém và phức tạp không. So sánh với việc thuê dịch vụ tổ chức sinh nhật bên ngoài để được trang trí toàn bộ bữa tiệc theo chủ đề liệu có mất nhiều chi phí hơn? Hay đi ăn ngoài nhà hàng thì bên nhà hàng có miễn phí dịch vụ trang trí sinh nhật hay không?

Thực tế, nếu là những bữa tiệc nhỏ, ít người thì bạn có thể tự trang trí được vì không có nhiều đồ lỉnh kỉnh, phức tạp. Thế nhưng những bữa tiệc lớn hơn, đông khách mời hơn thì bạn không thể tự tay trang trí tiệc sinh nhật được mà cần nhiều người giúp đỡ. Khi đó, sử dụng dịch vụ trang trí tại các nhà hàng sẽ thuận tiện, tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí hơn.

6. Chọn bánh sinh nhật

Chiếc bánh kem sinh nhật là phần không thể thiếu của bữa tiệc sinh nhật

Chiếc bánh kem sinh nhật là món quà không thể thiếu trong bất cứ bữa tiệc sinh nhật nào. Trong các bước của cách lên kế hoạch tổ chức tiệc sinh nhật thì đây dường như là bước quan trọng nhất. Bạn có thấy những bức ảnh chụp kỷ niệm các buổi tiệc sinh nhật không? Có thể không có biển bảng trang trí, có thể không có món ăn cầu kỳ, có thể chẳng có gì hết nhưng chỉ cần một chiếc bánh kem và một cây nến thôi là người xem đều biết là người này đã tổ chức sinh nhật. Phải nói rằng chiếc bánh kem sinh nhật chính là điểm mấu chốt của bữa tiệc.

Tuy nhiên, vì lựa chọn bánh kem sinh nhật không khó nên chúng mình mới để đến bước này. Bạn có thể chọn bánh kem sinh nhật theo nhiều cách. Nếu là trẻ em thì lựa chọn theo các nhân vật hoạt hình dễ thương, những loại bánh hình búp bê, siêu nhân, ô tô,... phù hợp với giới tính và sở thích của trẻ. Nếu là người lớn bạn có thể lựa chọn bánh sinh nhật theo vị, có vị vani, socola, bánh sinh nhật rau câu thanh mát,...

Lựa chọn kích cỡ chiếc bánh cũng rất quan trọng

Lựa chọn theo số lượng khách tham gia bữa tiệc thì chọn bánh kích thước to nhỏ vừa phải, 1 tầng, 2 tầng hoặc 3 tầng tùy theo. Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn bánh kem sinh nhật theo con giáp, theo tuổi của chủ nhân bữa tiệc.

Còn nếu là sinh nhật công ty, nhân viên,... bạn cần đặt bánh theo yêu cầu, nên có những hình ảnh đặc trưng của công ty trên đó, ví dụ như hình ảnh logo vẽ trên bánh chẳng hạn, sẽ làm nổi bật được ý nghĩa của buổi tiệc đấy!

Và tùy thuộc vào đối tượng chủ nhân của bữa tiệc, bạn có thể lựa chọn các mẫu bánh sinh nhật phù hợp theo các gợi ý sau đây:

7. Rà soát lại các khâu & cân đối lại ngân sách

Tổ chức sinh nhật ngoài nhà hàng sẽ đảm bảo chi phí không vượt quá ngân sách dự kiến

Sau khi đã lên kế hoạch các bước chuẩn bị sinh nhật đầy đủ, bạn cần rà soát lại một lần nữa để xem các chi phí có phù hợp với ngân sách không. Có cần phải dự trù thêm một khoản chi phí phát sinh hay không.

Thông thường, nếu tự tay tổ chức sinh nhật, tự thực hiện tất cả các khâu trong chuẩn bị một bữa tiệc sinh nhật thì các chi phí có thể phát sinh nhiều hơn và vượt quá ngân sách. Tuy nhiên, nếu sử dụng dịch vụ đặt tiệc ngoài nhà hàng thì mọi chi phí đã được quy về các gói, bạn chỉ cần nhân số lượng người lên là có thể nắm được toàn bộ chi phí cần bỏ ra rồi. Tổ chức sinh nhật ngoài nhà hàng thì lúc nào cũng đảm bảo an toàn về chi phí hơn.

8. Bắt tay làm từng phần việc

Có sự trợ giúp của các đơn vị tổ chức sinh nhật hay nhà hàng thì các khâu sẽ được đơn giản hóa rất nhiều

Sau khi đã tổng hợp lại, chính xác mọi loại chi phí và các việc cần làm, bạn cần phân bổ thời gian cho hợp lý để thực hiện từng phần việc. Nếu là tự tổ chức, bạn cần đảm bảo các bước chuẩn bị sinh nhật diễn ra đúng thời gian dự kiến, để khi khách mời xuất hiện thì mọi thứ đều đã đầy đủ rồi. Từ trang trí sinh nhật đến các món ăn, bánh kem đều đã bày biện ổn thỏa. 

Nhiều bữa tiệc sinh nhật phục vụ lượng khách lớn, cần sự sang trọng, tươm tất thì đương nhiên bạn không thể tự thực hiện một mình được mà cần có sự giúp sức của nhiều người trong ban tổ chức, hoặc thuê dịch vụ ở ngoài thì cũng cần qua kiểm tra. Còn với những bữa tiệc sinh nhật đơn giản dưới 50 người, không cần chương trình phát biểu cầu kỳ thì đặt tiệc sinh nhật ngoài nhà hàng lại quá đơn giản. Bạn chỉ cần liên hệ thông tin trước và phía nhà hàng sẽ chịu trách nhiệm chuẩn bị hết các khâu cho bạn. Bạn chỉ cần chờ đến ngày và có mặt tại bữa tiệc để chung vui thôi!

9. Sắp xếp công việc, Ăn diện thật đẹp & chờ đến ngày sinh nhật

Đừng quên diện những bộ cánh thật đẹp để trở nên nổi bật trong buổi tiệc nhé!

Nếu bạn còn thắc mắc sinh nhật cần chuẩn bị những gì nữa thì còn đấy! Chính là sắp xếp thời gian, công việc, chuẩn bị một bộ trang phục thật lộng lẫy để bản thân trông thật nổi bật trong bữa tiệc sinh nhật sắp tới. Một số bữa tiệc sinh nhật quan trọng, người ta còn yêu cầu khách mời mặc trang phục theo concept có sẵn, ví dụ như cùng mặc các trang phục giống với màu của chủ đề trang trí, hoặc tất cả phụ nữ mặc váy, tất cả đàn ông mặc vest,... Bạn có thể xem xem bữa tiệc sinh nhật sắp tới có cần đưa ra concept này không để báo trước với khách mời nhé!

Hy vọng rằng qua bài viết trên đây, bạn có thể nắm được các bước chuẩn bị sinh nhật cho mọi đối tượng. Với các bước này, dù là sinh nhật của người thân, người yêu, vợ chồng, bạn bè, hay sếp, sinh nhật công ty cũng đều sẽ diễn ra một cách tươm tất, trọn vẹn mà vẫn đảm bảo tiết kiệm thời gian, chi phí. Mong rằng bữa tiệc sắp tới của bạn sẽ được chuẩn bị một cách hoàn hảo để tất cả mọi người cùng cảm thấy vui vẻ, hào hứng nhé!

Và đừng quên truy cập chuyên mục Blog PasGo - Tiệc & tổ chức tiệc để tham khảo thêm nhiều kinh nghiệm tổ chức tiệc sinh nhật khác mà PasGo Team chia sẻ nha!

Minh Phương & PasGo Team

Tổng đài hỗ trợ đặt bàn và tư vấn: 19006005

Tải ứng dụng PasGo để tìm Nhà hàng gần nhất: iOS & Android

-------------------------------------

PasGo là nền tảng cung cấp dịch vụ ĐẶT CHỖ TRỰC TUYẾN trong lĩnh vực ẩm thực ăn uống,... Giúp Khách hàng đặt chỗ trước khi tới các Nhà hàng/Quán ăn,... tại Hà Nội, TpHCM, Đà Nẵng, Khánh Hòa.

Đừng quên theo dõi blog PasGo và fanpage PasGo để cập nhật nhiều thông tin ẩm thực và ưu đãi hấp dẫn từ hàng nghìn nhà hàng đối tác của PasGo nhé!

Tải ngay PasGo - Ứng dụng đặt bàn ăn online nhanh chóng, tiện lợi với hàng ngàn ưu đãi hấp dẫn

Tải ứng dụng PasGo dành cho iOS tại đây
Tải ứng dụng PasGo dành cho Android tại đây