5 bước quản lý nguyên liệu nhà hàng để tránh thất thoát lãng phí

Quản lý nguyên liệu không hiệu quả là nguyên nhân trực tiếp dẫn đến tăng chi phí sản xuất, giảm lợi nhuận. Quy trình 5 bước quản lý nguyên liệu này sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề đó.

Cũng giống như vận hành một doanh nghiệp, hoạt động kinh doanh của một nhà hàng, quán cafe có hiệu quả hay không cũng bị chi phối rất nhiều bởi việc vận hành hiệu quả quy trình quản lý kho nguyên liệu.

Với đặc thù của ngành dịch vụ ăn uống, nguyên liệu đa phần là các sản phẩm thực phẩm cần sự tươi ngon, vòng đời ngắn hoặc quy định bảo quản khắt khe, thì vấn đề quản lý kho nguyên liệu nhà hàng, quán cafe lại càng cần chuẩn chỉ và nghiêm túc hơn bao giờ hết. Để vừa đảm bảo việc nhập “đủ” số lượng mà quán cần, vừa phải đảm bảo yếu tố vệ sinh an toàn thực phẩm lên hàng đầu, không để hàng tồn dư quá nhiều, hết date, quá hạn sử dụng,…

Cụ thể, nếu thiếu nguyên vật liệu, sẽ ảnh hưởng đến hoạt động chế biến món ăn, pha chế đồ uống, dẫn đến không đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng. Ngược lại, khi nguyên liệu vẫn còn, mà vẫn nhập thêm, sẽ dẫn đến dư thừa, lãng phí, là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến tăng chi phí sản xuất, giảm lợi nhuận. Áp lực kinh doanh của bạn sẽ càng lớn hơn khi quy mô nhà hàng, quán ăn uống của bạn lớn, nhiều chuỗi.

Cách quản lý nguyên liệu nhà hàng hiệu quả

Bởi vậy, rất cần có một quy trình quản lý nguyên liệu hiệu quả, đặc biệt là vấn đề quản lý kho nguyên liệu. Dưới đây là 5 bước cơ bản:

1. Dự tính nguyên vật liệu cần mua

Tính toán ước lượng số nguyên vật liệu cần mua theo ngày, tuần, tháng – là việc làm đặc biệt quan trọng, và thường thì nó là phần nhiệm vụ của Bếp trưởng hoặc Bếp chính.

Số lượng nguyên vật liệu mua vào cần vừa “đủ” để dùng cho bếp, “đủ” cho tồn kho dự trữ, không quá thừa, không quá thiếu. Làm được tốt việc này phụ thuộc rất nhiều vào khả năng và kinh nghiệm của Bếp trưởng trong việc định lượng món ăn:

• Dựa trên thực đơn của nhà hàng, Bếp trưởng cần dự trù được số lượng món ăn, đồ uống.
• Tính mỗi món cần lượng nguyên vật liệu là bao nhiêu
• Rồi quy ra số lượng từng loại nguyên vật liệu
• Bảng định lượng món ăn chi tiết này cần được tính thêm phần hao hụt của nguyên liệu khi cho ra thực đơn.
• Xác định nguyên vật liệu nào chỉ được nhập tươi mới trong ngày. Nguyên vật liệu nào có thể nhập theo tuần, tháng, hoặc lâu hơn.
  

Từ đó, nhà hàng sẽ có kế hoạch rõ ràng cho việc nhập nguyên vật liệu, tránh dẫn đến việc thừa nguyên vật liệu này, thiếu nguyên vật liệu kia.

Lựa chọn nhà cung cấp uy tín

Nguyên tắc đầu tiên khi bạn mở một cửa hàng phục vụ ăn uống đó là lựa chọn nhà cung cấp, hãy nhớ tuyệt đối không làm việc với nhà cung cấp thiếu uy tín. Một nhà cung cấp thiếu uy tín không thể nào cung cấp cho bạn những nguyên vật liệu đảm bảo các tiêu chí: tươi – ngon – an toàn. Uy tín và sự sống còn của nhà hàng bạn phụ thuộc rất nhiều vào nhà cung cấp này nên hãy lựa chọn cho thật kỹ.

Trong kinh doanh thực phẩm ngày nay, thực khách sẵn sàng chi trả một mức giá cao hơn để được sử dụng những dịch vụ, sản phẩm tốt, an toàn. Vì vậy việc đảm bảo chất lượng nguồn nguyên liệu nhập vào luôn phải được quan tâm hàng đầu nếu muốn quán của bạn trở thành một đại chỉ tin cậy của thực khách. Nếu không quản lý được chất lượng nguyên vật liệu vào sẽ dẫn đến rất nhiều hệ lụy về sau, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín, chất lượng và sự tồn tại lâu bền của cửa hàng.

2. Xác định năng lực cung ứng của nhà cung cấp

Bạn cần có danh sách các nhà cung cấp các loại nguyên vật liệu thực phẩm cho quán. Để đảm bảo chủ động nguyên liệu thực phẩm cho Bếp của mình, bạn đồng thời cần xác định được khả năng cung ứng của họ: trong ngày hay phải đặt trước, nếu phải đặt trước thì đặt trước bao lâu sẽ chắc chắn có hàng,…

Lời khuyên của chúng tôi là luôn luôn có phương án dự phòng cho mình. Nếu với nhóm thực phẩm bạn cần, ít nhất hãy chuẩn bị danh sách 2-3 nhà cung cấp nguyên liệu dự phòng.

3. Thực hiện việc nhập - xuất nguyên liệu

Nhập nguyên liệu thực phẩm đồ uống khi lượng nguyên liệu trong kho ở dưới mức tồn tối thiểu. Khi nhập hàng, cần đặc biệt quan tâm tới hạn sử dụng của thực phẩm. Tránh nhập nhiều quá và để lâu ngày, khi quá hạn thì lại tiếc và vẫn sử dụng. Các loại thực phẩm tươi sống thì nên nhập hàng ngày. Thực phẩm luôn bảo quản trong tủ lạnh. Và hạn của chúng không để quá 3 ngày để đảm bảo nguồn thực phẩm luôn tươi ngon.

Xuất nguyên liệu cho bếp để chế biến lên thực đơn mỗi ngày.

4. Kiểm soát nguyên liệu tồn kho

Không ít nhà hàng đến cuối tháng bị hao hụt nguyên liệu rất nhiều, một trong số các nguyên nhân là do bộ phận bếp thông đồng với bên quản lý nguyên vật liệu, cắt giảm thành phần của món ăn nhưng vẫn báo cáo đủ,... Điều đó cho thấy, theo dõi báo cáo tồn kho nguyên liệu là một việc làm quan trọng trong cách quản lý nhà hàng ăn uống sao cho hiệu quả. Để làm tốt việc này, bạn cần thường xuyên kiểm tra kho và nhà bếp để kiểm soát được tình hình.

- Kiểm kê nguyên vật liệu mỗi ngày

Kiểm kê nguyên vật liệu hàng ngày để biết mức tiêu thụ của nhà hàng, quán ăn mỗi ngày. Việc làm này là vô cùng quan trọng đối với hoạt động kinh doanh nhà hàng, dù là nhà hàng lớn hay một quán ăn nhỏ đều phải thực hiện.

Việc kiểm kê này còn cho bạn biết được tình trạng tồn kho của nguyên vật liệu từng ngày ra sao, phân loại mặt hàng nào còn hay hết, nguyên liệu gì cần nhập bổ sung, nhập nhiều hay ít, cái gì cần bảo quản tiếp…  Nhờ đó việc quản lý nguyên vật liệu, bạn cũng nắm được tình trạng về hạn sử dụng của thực phẩm, từ đó có kế hoạch tiêu hủy, mua mới cho phù hợp.

- Không bao giờ dùng nguyên liệu đã quá hạn sử dụng

Thực tế có một số quán ăn vì để giảm chi phí mà cố sử dụng những loại nguyên liệu đã hết hạn sử dụng như các loại nước sốt, đồ tươi, hoa quả, bơ sữa… bởi khi chế biến thành các mòn ăn thì khách hàng khó mà phát hiện được.

Nhưng đây lại là tư duy kinh doanh vô cùng ấu trĩ vì những thực phẩm đã hết hạn sử dụng sẽ là nguồn gây bệnh trực tiếp cho khách hàng. Những nhóm thực phẩm này có chứa rất nhiều loại vi khuẩn, đặc biệt là vi khuẩn Ecoli, Vibro vulnificus – các loại vi khuẩn khi vào cơ thể sẽ gây đầy bụng, nôn, tiêu chảy, đau dạ dày, và sốt. Việc chạy theo giải quyết các khiếu kiện khiếu nại đã không còn thời gian cho bạn kinh doanh nữa rồi, sự tồn tại nhà hàng của bạn có lẽ cũng chỉ còn tính từng ngày.

5. Luôn có kế hoạch dự báo

Dự báo số lượng món ăn, món ăn sẽ bán chạy trong thời gian tới (tuần, tháng); dự báo nguyên vật liệu nào có thể khan hiếm hoặc bị tăng giá,… là những điều bạn cần tính toán được trước, dựa trên các số liệu bán hàng của nhà hàng qua tuần, tháng, quý, năm.

Khả năng phân tích và tính toán dự báo này của bạn càng chính xác thì bạn càng giảm được tồn kho những nguyên liệu không cần thiết, giảm chi phí thực phẩm. Từ đó, bạn hoàn toàn có thể giảm giá bán, hoặc chạy các chương trình khuyến mại, ưu đãi, tăng lợi thế cạnh tranh,…

Một số lưu ý trong bảo quản nguyên liệu thực phẩm

Bảo quản nguyên vật liệu là khâu vô cùng quan trọng trong việc quản lý bếp nhà hàng để tránh thất thoát, hư hỏng, lãng phí. Dưới đây là một số kinh nghiệm cần lưu ý khi bảo quản nguyên vật liệu trong bếp:

- Khi nhận hàng, bộ phận bếp cần kiểm tra lại xem số lượng nhận được có đúng như trong phiếu giao hàng không.

- Rất cần có nhân viên quản lý chất lượng thực phẩm sẽ kiểm tra cẩn thận tất cả các lô hàng xem có bị hư hỏng hay gặp vấn đề gì không, chỉ có như vậy mới có thể chắc chắn những nguyên liệu tốt nhất được nhập vào nhà hàng.

- Những rau củ phải nên rửa sạch, để ráo nước và dùng màng bọc thực phẩm để bọc lại và bảo quản trong tủ lạnh.

- Nguyên vật liệu không được để dưới đất, nên để trên bàn hoặc trên cao, những nơi khô thoáng.

- Thường xuyên kiểm tra lại số lượng nguyên liệu của bếp vào mỗi đầu ca và cuối ca.

- Vệ sinh sạch sẽ khu vực chế biến và khu vực bảo quản nguyên liệu.

- Thường xuyên kiểm tra xem nguyên vật liệu nào hết hạn hoặc sắp hết hạn để kịp thời xử lý, tránh trường hợp dùng đồ hết hạn sử dụng mà làm thức ăn cho khách.

- …

Quản lý nguyên liệu nhà hàng chưa bao giờ là một điều dễ dàng đối với một người Quản lý hay Chủ nhà hàng. Tuy nhiên, với việc theo sát các bước và kinh nghiệm lưu ý ở trên, cộng với kinh nghiệm triển khai kinh doanh tại nhà hàng của chính bạn, chúng tôi tin rằng bạn sẽ rút ra được công thức quản lý riêng hiệu quả cho chính mình.

Chúc các bạn kinh doanh thành công,

Thân ái,