Quản lý nhân sự nhà hàng – Cách tạo động lực và tối ưu chi phí

Như chúng tôi đã đề cập trong rất nhiều bài viết, nhân sự nhà hàng là nhóm nhân sự có nhiều biến động bậc nhất thị trường tuyển dụng, với tỉ lệ biến động nhân viên xin việc, nghỉ việc cao.

Bởi vậy, chúng tôi dành riêng bài viết này để tổng hợp và chia sẻ kinh nghiệm về cách quản lý nhân viên nhà hàng, cách tạo động lực cho nhân viên cũng như những bí quyết thực tế của một số Chủ nhà hàng để tối ưu chi phí nhân sự. Nhưng trước hết, cần tuyển dụng để có nhân viên làm việc đã. Mời các bạn cùng tham khảo nhé!

4 bước lập kế hoạch tuyển dụng nhân viên

Để việc vận hành nhà hàng trơn tru, trước khi khai trương ít nhất 1 tháng, bạn cần tuyển dụng được đội ngũ nhân viên đầy đủ rồi.

Thông thường, kế hoạch tuyển dụng nhân sự nhà hàng gồm 4 bước sau:

Bước 1: Xác định quy mô nhà hàng và cấu trúc phòng ban

Tuỳ theo quy mô và phong cách nhà hàng, bạn cần có sẵn ý tưởng về cấu trúc vận hành cho nhà hàng của mình rồi, bao gồm các bộ phận, phòng ban chức năng như: Quản lý, giám sát, thu ngân – kế toán, bộ phận bếp, bảo vệ, lễ tân,…

Việc này sẽ giúp bạn lên được bản kế hoạch tuyển dụng số lượng nhân viên và vị trí công việc hợp lý ở bước 2, tránh lãng phí.

>> Xem thêm: Sơ đồ tổ chức nhân sự nhà hàng

Bước 2: Lập bảng mô tả công việc từng vị trí nhân sự cần tuyển dụng

Trước khi tuyển dụng, bạn nên xác định trước “tiêu chuẩn nhân viên” cho từng bộ phận của mình. Xác định điều này chính là thông qua bản mô tả công việc của mỗi vị trí. Làm tốt việc này ngay từ đầu là bạn đã giảm thiểu đáng kể rủi ro tuyển nhầm, tuyển sai, cũng như giảm các rủi ro nhân viên nghỉ việc, gây lãng phí chi phí tuyển dụng.

>> Xem thêm: Sơ đồ tổ chức bộ phận Bếp nhà hàng

Bước 3: Tính toán số lượng nhân sự cần tuyển

Số lượng nhân sự cần tuyển phụ thuộc vào 2 yếu tố:

• Đảm bảo số nhân sự tối thiểu cần có trong một ca làm việc
• Phù hợp với quy mô và doanh thu dự kiến của nhà hàng

Theo đó, bạn cần tính được số lượng nhân viên cần cho mỗi ca làm việc trong một ngày và số nhân viên có thể nghỉ trong ngày làm việc. Từ đó, tính được tổng số lượng nhân viên cần thiết cho vận hành hoạt động kinh doanh nhà hàng.

Cân đối với quy mô và doanh thu dự kiến của nhà hàng, nghĩa là bạn cần tính toán để chi phí nhân sự không bị lạm chi, dựa vào tỉ lệ “cos tiền lương”.

Cos tiền lương = Chi phí lương nhân viên / Doanh thu dự kiến (tháng)

Thông thường cos tiền lương ở mỗi nhà hàng dao động ở mức 10% đến 12% (tối đa là 15% vào thời gian cao điểm). Nếu nhà hàng của bạn để cos tiền lương dưới 10% thì nhân viên sẽ phải thường xuyên làm việc hết công suất, không có thời gian nghỉ ngơi để lấy lại sức lao động cho ngày làm việc tiếp theo. Tình trạng này kéo dài sẽ tạo ra sự mệt mỏi, chán nản và ức chế cho nhân viên khiến cho năng suất và hiệu quả lao động giảm sút. Còn nếu để cos tiền lương trên 15% thì nhà hàng của bạn đang sử dụng nhân sự một cách lãng phí, khai thác năng lực nhân viên không hiệu quả.

Bước 4: Lập danh sách kênh tuyển dụng và tiến hành tuyển dụng

Có rất nhiều cách tuyển dụng cho bạn lựa chọn như:

• Tuyển người quen
• Đăng tin trên các trang tuyển dụng chuyên nghiệp
• Dán thông báo tuyển dụng ngay tại nhà hàng và các khu vực lân cận
  
• Phát tờ rơi tuyển dụng
• Tuyển dụng qua mạng xã hội
• Nhờ đến các trung tâm việc làm

Bạn cần có thêm thông tin về cách thức tuyển dụng trên mỗi kênh này và các báo giá chi phí tuyển dụng. Mỗi kênh đều có ưu nhược điểm nhất định. Bạn cần đánh giá hiệu quả của mỗi kênh để lựa chọn 1-2 kênh tuyển dụng hợp lý nhất, tránh lãng phí.

Cách quản lý nhân viên nhà hàng

1. Chia nhỏ đầu việc để dễ quản lý

“Chia để trị” không phải là cách làm việc mới, đây là phương pháp làm việc đã được áp dụng từ lâu. Đặc biệt với ngành kinh doanh nhà hàng, phương pháp này lại càng phát huy triệt để tác dụng, nhất là đối với cách quản lý bếp nhà hàng. Nguyên tắc của phương pháp này chính là đánh giá, sàng lọc và chọn ra các trưởng nhóm, trưởng ca.
>> Xem thêm: Hệ thống phân cấp vị trí công việc trong bộ phận Bếp

2. Đào tạo trước, phân công công việc sau

Dù ở bất kỳ vị trí công việc nào, trình độ và kinh nghiệm của nhân viên đến đâu, hãy đào tạo trước, để đảm bảo rằng mọi nhân viên của bạn đều đã biết, đã hiểu các quy trình, quy định làm việc đã được ban hành, thống nhất. Điều này đặc biệt quan trọng nếu đó là nhân viên phục vụ khách hàng hay nhân viên bếp, kế toán.
Đào tạo trước cũng là cơ sở để bạn xét đánh giá khen thưởng, hay kỷ luật sau này.

3. Tránh xa văn hoá quản lý “ra lệnh – kiểm soát”

Kinh doanh nhà hàng là một ngành áp lực rất lớn vì đây là ngành dịch vụ phục vụ, lại liên quan tới nhu cầu thiết yếu là ăn uống của mỗi con người, nên lại càng yêu cầu khắt khe hơn về dịch vụ phục vụ. Bởi vậy, vô hình chung, một văn hoá thường thấy trong cách quản lý nhà hàng đó lại là văn hoá “ra lệnh – kiểm soát”.

Dựa trên cách quản lý này thì nhân viên sẽ phải chịu trách nhiệm cho những công việc của mình và khi làm sai thì cần chịu phạt như cảnh cáo, lập biên bản hay trừ lương, thậm chí là đuổi việc. Cách này vô tình kiềm hãm khả năng sáng tạo của nhân viên, biến họ làm việc như một cái máy.

Để khắc phục, bạn hãy thử thay đổi phương pháp quản lý nhà hàng bằng cách đặt niềm tin và dõi theo hiệu suất làm việc của mỗi nhân viên, thúc đẩy tính sáng tạo của họ, và khắc phục lỗi phát sinh một cách nhanh chóng. Hãy khuyến khích họ đặt các câu hỏi ngược “tại sao” cho quản lý cấp trên, thay vì chỉ biết sợ sệt và nghe lệnh. Đồng thời, trao cho họ quyền đưa ra những giải pháp cá nhân nhằm cải thiện chất lượng dịch vụ nhà hàng.

4. Quan tâm và giải quyết sớm nhất có thể các mối quan tâm của nhân viên

Cũng như mọi nhân viên “đi làm công ăn lương” khác, nhân viên nhà hàng thường có 3 mối quan tâm lớn sau đây:

• Lương thưởng
• Cơ hội phát triển bản thân và thăng tiến
• Môi trường làm việc

a. Lương thưởng minh bạch, rõ ràng

Lương bao nhiêu, thưởng thế nào, là những câu hỏi đầu tiên mà mọi nhân viên sẽ quan tâm khi đi làm. Bởi vậy, tốt hơn hết là bạn nên xây dựng và ban hành chính sách lương thưởng ngay từ đầu để nhân viên nắm được.

Bên cạnh đó, nếu có quy chế kỷ luật hoặc phạt, nên cũng cần khéo léo chia sẻ trước.

Không nhất thiết phải công khai chính sách lương này cho toàn thể nhân viên hay toàn bộ phận. Đây có thể là bản thoả thuận riêng giữa Quản lý nhà hàng và mỗi nhân viên, nhưng nhất định phải minh bạch, rõ ràng ngay từ đầu.

b. Nhiều cơ hội phát triển bản thân và rõ ràng lộ trình thăng tiến

Dù là nhân viên “ì ạch” nhất chắc cũng không ai muốn mình mãi dậm chân tại chỗ. Các buổi đào tạo định kỳ, hay đơn giản chỉ là các chia sẻ kinh nghiệm từ người đi trước – chính là các cơ hội để giúp nhân viên phát triển bản thân, nâng cao nghiệp vụ. Điều này thực sự là động lực thúc đẩy họ làm việc, đặc biệt là đối với nhân viên trong bộ phận bếp và nhân viên phục vụ.

Bên cạnh đó, hãy mở ra cho họ các cơ hội về lộ trình thăng tiến lên các cấp vị trí cao hơn, hay cơ hội để được hưởng mức lương thưởng tốt hơn.

c. Tạo môi trường làm việc đầy hứng khởi và động lực

Quản lý là người dẫn dắt nhưng cũng là người đồng hành:

Nhân viên cần những người dẫn dắt để giúp họ biết mình cần làm gì, cần phục vụ khách hàng như thế nào. Họ cũng cần người đồng hành để hiểu được những vướng mắc họ đang gặp phải, hỗ trợ và cùng họ giải quyết. Phần lớn sự thất bại trong quản lý nhà hàng là do việc thiếu người dẫn dắt nhân viên mới hoặc có nhưng không đủ năng lực. Thay vào đó là những lời bực tức, trách mắng khiến nhân viên cảm thấy môi trường làm việc ngột ngạt, sợ hỏi và muốn che giấu lỗi của mình.

Hãy cho họ thấy tâm huyết của bạn với nhà hàng như thế nào. Khi chứng kiến bạn thực sự tận tâm vì công việc, nhân viên nhà hàng sẽ biết rằng không chỉ một mình họ cố gắng, và điều đó thôi thúc họ làm việc có trách nhiệm hơn, có hứng thú với công việc nhiều hơn.

Cho nhân viên có không gian và thời gian nghỉ ngơi

Đặc thù của ngành kinh doanh nhà hàng thường là làm việc theo ca. Nhưng thời gian ca làm việc đôi khi (hoặc thường xuyên) bị kéo dài khi có những bữa tiệc phục vụ khách triền miên. Bởi vậy, tuyển dụng số lượng nhân sự phù hợp, sắp xếp thời gian làm việc hợp lý, đủ để có “khoảng trống” cho nhân viên nhà hàng nghỉ ngơi, tái tạo sức lao động, mà ko gây lãng phí chi phí – là một việc khó khăn mà người Quản lý nhà hàng cần làm được.

Quan tâm đến nhân viên từ những bữa ăn theo ca

Hãy đưa các bữa ăn giữa ca vào chế độ đãi ngộ dành cho nhân viên. Vừa thể hiện sự quan tâm của bạn, tạo động lực cho họ làm việc, vừa đảm bảo họ đủ sức khoẻ để làm việc hiệu quả. Bạn có thể phải tính đến cả việc dự trữ đồ ăn trong trường hợp nhà hàng quá bận, nhân viên bỏ bữa để phục vụ khách hàng.

Xây dựng văn hoá nội bộ thân thiện

Đối với kinh doanh ngành dịch vụ nhà hàng, văn hoá nội bộ hay nhất có lẽ nên là “vịt anh dạy vịt em”, nghĩa là khuyến khích động viên lớp đàn anh dày dặn kinh nghiệm đi trước không giấu nghề, đàn em đi sau không giấu dốt, từ đó tạo ra một môi trường văn hoá chia sẻ toàn nhà hàng. Qua một quãng thời gian nhất định, bạn sẽ thấy văn hoá này thực sự sẽ phát huy tác dụng, mà người quản lý như bạn lại vô cùng “nhàn thân”.

Tổ chức những buổi giao lưu team-building để gắn kết nhân viên, xen kẽ các buổi du lịch dã ngoại ngắn luân phiên nhau, hoặc chia nhỏ giữa mỗi bộ phận, cũng là một cách để thúc đẩy tinh thần làm việc của họ.

Hãy nhớ, nhân viên nhà hàng hài lòng và tâm huyết với công việc họ đang làm thì khách hàng cũng sẽ cảm nhận được sự thân thiện và chuyên nghiệp của nhà hàng của bạn.

Một số kinh nghiệm thực tế trong quản lý nhân sự nhà hàng

Dưới đây là các kinh nghiệm thực tế trong quản lý nhân sự, sẽ giúp ích rất nhiều cho các anh chị Chủ nhà hàng hoặc Quản lý nhà hàng. Đây là kinh nghiệm để tối ưu toàn bộ bộ máy nhân sự của nhà hàng, chứ không riêng một bộ phận hay một cá nhân nào.

Theo đó, để tối ưu hiệu quả sử dụng nhân sự trong nhà hàng, bạn nên quan tâm tới các đầu việc sau:

1. Luôn theo sát thời gian nhân viên thực hiện mỗi công việc

Sau khi chia nhỏ đầu việc để giao, việc theo dõi cách nhân viên phân bổ thời gian làm việc sẽ giúp bạn đo lường được đầu việc nào nhân viên đang làm tốt hay chưa tốt. Từ đó tìm ra một số điểm có thể cải thiện, tự động hóa, hay xem xét việc thuê thêm nhân viên thời vụ lúc cao điểm. 

2. Tính tỷ lệ doanh thu của mỗi nhân viên

Bạn có thể cân đối tỉ lệ chi phí nhân sự (bao gồm cả việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới) trên tổng doanh thu mà nhân viên mang lại. Nếu tỉ lệ này lớn hơn 30% có nghĩa là bạn đang lãng phí chi phí nhân sự, cần có giải pháp điều chỉnh lại.

3. Lập kế hoạch nhân sự dựa trên doanh thu từng mùa

Căn cứ vào các báo cáo cũ, bạn cần xác định nhu cầu nhân sự thực tế của nhà hàng trong suốt cả năm để có kế hoạch tuyển dụng chính xác. Tất nhiên, nếu là nhà hàng mới khai trương thì bạn buộc phải có kế hoạch dự đoán nhu cầu nhân sự này.

4. Phát huy thế mạnh của nhân viên

Dựa trên báo cáo phân tích về chi phí, năng suất làm việc của mỗi bộ phận, mỗi nhân viên, bạn cần xác định được điểm mạnh, điểm yếu của họ, từ đó có chế độ khen thưởng, khích lệ hợp lý, tạo động lực cho họ làm việc.

5. Áp dụng công nghệ, tự động hoá quy trình quản lý nhân sự nhà hàng

Sử dụng công nghệ trong quản lý nhân sự hiện nay đã trở thành tất yếu. Không thiếu các phần mềm giao việc, theo dõi tiến độ công việc, cũng như các phần mềm quản lý bán hàng, quản lý kinh doanh,… Hãy là người chủ linh hoạt và nhạy bén để theo kịp thị trường và vượt xa đối thủ cạnh tranh, bạn sẽ là người thắng.

Trên đây là tổng hợp một số kinh nghiệm thực tế trong cách quản lý nhân viên nhà hàng. Trong đó quan trọng nhất là cách tạo động lực để chính nhân viên tự phấn đấu và tâm huyết với công việc, từ đó bạn cũng tiết kiệm được rất nhiều chi phí quản lý cũng như tuyển dụng nhân sự.

Hi vọng bài viết này sẽ giúp ích bạn trong cách quản lý nhân viên nhà hàng của mình.

Chúc các bạn kinh doanh thành công,

Thân ái,